Les outils gratuits du web

jeudi 6 juin 2013

 « Sur le web, on trouve tout », on trouve donc le pire et le meilleur ! Comment faire son choix parmi la multitude d’outils proposés ? Comment s’assurer la viabilité et la gratuité des solutions trouvées ? 

Alain Leroy a dressé pour nous une liste d’outils sur le web utiles à tout entrepreneur.

 

 

Pourquoi mettre ses infos sur le web ? Les avantages du cloud


Avant toute chose, découvrez ce qui se cache derrière la notion de cloud à travers cette vidéo de 60 secondes !

 

 

Pour les réticents à l’utilisation des solutions web, posez-vous ces quelques questions :


- Qui n’a pas eu, un jour ou l’autre, son disque dur qui le lâche avant d’avoir eu le temps de sauvegarder ses données ? Des années de boulot à la poubelle.

- Vous faites des back-up de votre ordinateur toutes les semaines sur un disque dur externe, rien ne peut vous arriver. Où se trouve votre disque dur externe ? Dans le même lieu que votre PC ? En cas d’incendie ou de vol, vous perdez tout.

- Vous devez changer d’ordinateur. Combien de temps cela va-t-il vous prendre pour transférer vos logiciels, vos informations, vos fichiers ? En mettant vos données dans le cloud, il vous suffira de connecter votre machine au wifi pour tout retrouver

- Vous êtes chez vous, vous souhaitez avancer sur un dossier. Mais tous vos fichiers sont sur le réseau interne de l’entreprise, les logiciels sont attachés à votre machine de bureau. Impossible d’y avoir accès. Vous devrez attendre de vous rendre au bureau pour continuer à bosser.

 

Les principaux avantages du web reposent sur les serveurs externes qui offrent une sécurisation inégalée ainsi qu’un gain de temps et une utilisation de vos outils partout et à n’importe quel moment.

De plus, nous le verrons par la suite, le web propose des solutions gratuites ou peu coûteuses comparé aux logiciels « machine »

  

Tour d’horizon des outils

 

1.    Les tout-en-uns

Derrière cette appellation, on trouve des outils qui permettent d’héberger toutes vos données et informations. C’est en quelque sorte votre disque dur sur le web. Vous y trouvez aussi vos e-mails, votre agenda, votre « poste de travail » (« finder » pour les usagers d’apple) etc. Il y a également des fonctionnalités plus spécifiques aussi comme la réalisation de formulaire, etc.

 

 

 

2.    Les spécialisés (classés par rapport à leur fonction) :

Nous reprenons ici 6 fonctions. Pour les autres (voix, enquêtes, assistance clientèle, time tracking, facturation, etc) parcourez la présentation !

 

Créer son site internet :

Différentes solutions existent. Nous rappelons toutefois qu’il est préférable de faire appel à un professionnel !

  • Google Sites
  • Google Blogger
  • Wordpress.com
  • Wix

 

b)    Stockage en ligne :

  • Dropbox
  • Hubic (surtout pour les images)
  • Mega
  • Et toujours : google drive et skydrive

 

c)    Envoi de gros fichiers par mail :

Vous devez faire parvenir de gros fichiers à un client ou fournisseur ? Les boîtes mails sont très souvent limitées dans la taille des pièces jointes, privilégiez alors l’envoi via un service web.

 

 

d)    Newsletter et mass mailing :

L’envoi de mails à un grand nombre ne peut pas passer par votre outlook ! Votre newsletter devra avoir une apparence professionnelle avec des fonctionnalités comme « se désinscrire ». Une fois votre campagne terminée, analysez le « rapport » (taux d’ouverture, de clic, etc).

 

e)    Fixer un rendez-vous, une réunion, etc :

L’incontournable Doodle (http://www.doodle.com/), il vous évitera de longues chaines de mails et de nombreux coups de téléphone pour trouver une date et une heure convenant à 4 personnes ! Sur doodle, vous proposez plusieurs dates et plusieurs créneaux horaires, chaque invité coche les cases disponibles et le tour est joué !

 

f)     Organiser des événements

Eventbrite (http://www.eventbrite.com/) vous permet de diffuser votre événement (notamment sur les réseaux sociaux), il gère les inscriptions, envoie des rappels par mail aux inscrits, etc

 

 

Les limites des outils sur le web

Avant d’utiliser une solution web, lisez toujours très attentivement les conditions générales pour connaitre vos droits et vos devoirs ! Quand vous utilisez un hébergement sur le web, c’est vous qui allez chez lui, il faudra dès lors respecter son propre règlement.

 

Faites également la distinction entre « libre » et « gratuit ».

De plus, si vous avez recours à un fournisseur américain (ou que votre fournisseur soutraite à un américain !), vous êtes sous le contrôle du Patriot Act. En savoir plus : http://solutionsauxentreprises.lemonde.fr/cloud-computing/usa-patriot-act-un-risque-majeur-pour-la-confidentialite-des-donnees-dans-le-cloud_a-27-630.html

 

 Ils ont témoignés sur l'atelier :

"Les fantastiques possibilités et disponibilités des outils du web. Epoustouflant, je n'en reviens toujours pas."

"plus de confiance vis-à-vis du cloud. Découverte de plusieurs outils intéressants à utiliser"

"Construction de la présentation bien ficelée et orateur très plaisant. Encore merci, une fois de plus, pour la qualité et la diversité des ateliers."

 

Delphine Dauby

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